Au sein d’un service de Back Office Commercial, vous assistez le Responsable Administratif et Financier dans l’ensemble des tâches relatives à l’administration des ventes (aides constructeurs, commissionnements, animations commerciales, volumes de ventes).
**Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes** :- Saisir les commissions des vendeurs, les commissions des intermédiaires et les commandes clients dans Khéops,
– Saisir les aides commerciales dans Distrinet et en assurer le suivi
– Gérer les entrées VO,
– Créer les fiches sociétés,
– Immatriculer les véhicules dans le système SIV ou CID,
– Alerter le CVVN sur les indicateurs de suivi Distrinet, délai ARA-Liv, date de livraison souhaitée dépassée,
– Rechercher des véhicules urgents, gérer les transports et échanges de véhicules,
– Assurer l’interface avec la plate-forme distribution, traiter les commandes non affectées,
– Déclarer les ARA, lancer les rapatriements véhicules, gérer les PV des mines et les facturations usine,
– Assister le CVVN dans le suivi des pools ZM,
– Facturer les véhicules,
– Déclarer les livraisons de la veille après vérification des actions commerciales,
– Assurer le suivi des retards et des indemnisations constructeur
– Gestion des factures de transport (du bon de commande au contrôle de la facturation),
– Rétrocéder les aides commerciales aux agents et VAR,
– Contrôler les primes vendeurs, primes d’objectifs et animations vendeurs, les soumettre au CVVN-CVVO,
– Assurer la mise en VS dans Khéops,
– Gérer les Actions Volume réseau,
– Assister le CVVN & le RAF dans le suivi de l’action performance, et du budget VN : potentiel de livraison, immatriculations.
– Superviser la gestion quotidienne de l’ensemble des caisses présentes dans l’établissement (y compris le contrôle de fonds de caisse des services),
– Assurer la protection et la gestion des moyens de paiement remis par la clientèle (espèces, chèques.), tant en matière d’affectation que de remise en banque,
– Assurer la tenue comptable des caisses et réaliser les lettrages des clients comptants,
– Contrôler les demandes de remboursements transmises au centre de gestion,
– Gérer les ouvertures de comptes clients à terme,
– S’assurer du recouvrement des créances en relation avec le centre de gestion,
– Créer et réceptionner les bons de commande fournisseurs de son périmètre,
– Participer aux inventaires,
– Participer aux travaux de clôture mensuelle (exemple : charges constatées d’avance.),
– Gérer les dossiers assurance (exemple : facturations atelier à DARVA)
– Assister le RAF en fonction de ses demandes (analyses de comptes de bilan, contrôle interne.),
– Accueil clients et livraison administrative des VN-VO.
**Sécurité, hygiène et environnement de travail** :- Respecter et faire respecter les consignes de sécurité sur le site, en montrant l’exemple et le bon respect des règles,
– Maintenir l’ordre et la propreté de son poste de travail.
En cas d’éventuels dysfonctionnements ou de non-respect du code de déontologie détectés, l’assistant commercial et administratif est tenu de remonter l’information à sa hiérarchie.
**Formations recommandées** : de Bac à Bac +2 (Commerce, comptabilité, gestion.).
**Connaissances** : notions de comptabilité, connaissance de SAP et du Pack Office.
**Expérience** : secrétariat commercial, comptabilité, idéalement en réseau de distribution.
**Aptitudes** :
– Génériques : confidentialité/ discrétion, loyauté, intégrité, esprit d’équipe, curiosité d’esprit, identification des problèmes, exigence, confiance en soi.
– Métier : rigueur, sens de l’organisation, classement d’informations, raisonnement analytique, capacité d’adaptation.
