Au sein de l’agence immobilière, l’assistante assure principalement l’accueil physique et téléphonique de la clientèle, ainsi que l’ensemble du suivi administratif de l’agence. Il s’agit d’un rôle très polyvalent au sein d’une équipe, avec notamment, la mise à jour des différentes bases de données, le suivi des tableaux de bord, la gestion des publicités (magazine, internet, vitrine agence), le suivi des dossiers de vente auprès des notaires, le traitement et le suivi des différents courriers.
Les compétences techniques utilisées seront les outils informatiques et bureautiques (tant sur le plan de la maîtrise technique que qualitative), la maîtrise de l’expression orale et écrite”, ainsi que les techniques commerciales. Le poste demande une capacité d’adaptation rapide et variée à des tâches diversifiées dans une même journée, fait appel à l’esprit de synthèse, la capacité à travailler en équipe, l’écoute, l’esprit d’initiative, la rigueur, la disponibilité, l’autonomie, et le sens de la relation client,
ORGANISATION ET TENUE DE L’ACCUEIL :
– Réception des appels téléphoniques
– Réception, réponse et transfert des emails et courriers
– Gestion des agendas et prise de rendez-vous
– Accueil et prise en charge de la clientèle entrant dans l’agence
– Mise à jour des affiches vitrines
GESTION ADMINISTRATIVE
– Mise à jour des bases de données, fichiers
– Suivi des dossiers de ventes
– Relation avec les Notaires
– Préparation des mandats, compromis de vente, baux, gestion
– Assistanat des collaborateurs
– Élaboration de courriers, documents, tableaux, rapports, comptes rendus
– Suivi du prêt des acquéreurs
– Tenue des registres
GESTION MATERIELLE
– Suivi de l’entretien des copieurs
– Commandes de matériel
LOCATION
– Mise en place du dossier du locataire
– Visite avec les candidats locataires
– Prospection de mandats de location
GESTION
– Effectuer les rendez-vous pour la rentrée de lots de gestion
– Prospection de mandats de gestion
