Descriptif du poste:
Assistant(e) Gestion de portefeuille Clients
Rattaché(e) à la directrice administrative, vous êtes un réel support administratif pour les équipes terrain. La mission principale de ce poste est de gérer administrativement les affaires entrantes (portefeuille clients dédiés) de la création, en passant par les devis, la planification, la gestion de l’archivage des documents techniques des affaires jusqu’à la facturation et la clôture de l’affaire.
Rattaché à la directrice Administrative et RH, vos missions consisteront à :
Suivi administratif des chantiers :
· Assure le suivi administratif en collaboration avec les chefs de Pôles et les équipes terrain des différentes demandes (Traitement des mails, réception et archivage des documents techniques PGC/ PPSPS/ PLANS/ CCTP, .), suivi et gestion des devis et de la facturation mensuelle, contrôle et vérification des bons de commande
· Suivi et gestion de la planification des visites, des réunions de chantiers, des réunions de préparation des différentes affaires et attribution au chef de projet
· Contrôle et vérification que la planification prévisionnelle soit bien réelle pour assurer un suivi hebdomadaire pour préparer la facturation
· Gestion des emails entrants de toutes les affaires et dispatch au chef de projet
· Suivi des affaires et mise à jour d’un tableau bord regroupant toutes les affaires CSPS/ AMO (fichier Excel) et suivre la vie des affaires sur le logiciel dédié à notre métier (GCSPS)
· Traitement des courriers
· Accueil physique et téléphonique
N’hésitez plus et rejoignez-nous !
Profil souhaité :
Expérience bureau d’études , appels d’offre
Profil recherché:
Qualités requises :
· Bonne maitrise des outils informatiques (Pack Office, en particulier Word et Excel, mail, environnement MAC, .)
· Maîtrise et capacité à gérer l’accueil téléphonique
· Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
· Renseigner les interlocuteurs,
· Organiser et prioriser les activités
· Dynamique, organisée et rigoureuse vous êtes doté(e) d’un bon relationnel et appréciez le travail en équipe.
· Connaissances en comptabilité
· Capacité de hiérarchisation des priorités
· Capacité relationnelle et d’adaptation
· Goût du travail en équipe
· Discrétion, autonomie, rigueur et sens de l’organisation
· Excellente maitrise de la langue française orale et écrite
· Multitâches, polyvalente
· Pour gérer au mieux son travail, il faut être ordonnée et méthodique afin d’être efficace
· Pouvoir intervenir sur plusieurs fronts en même temps tout en hiérarchisant ses priorités.
· Excellentes qualités humaines pour rester toujours courtoise et souriante
· Bon(ne) communicant(e)
· Rigueur et sens critique
